Styrelsens roller i din förening

Vad gör föreningens styrelse?

Styrelsen kan ses som föreningens motor och ledarteam. Det är styrelsen som ser till att allt fungerar som det ska – från att ekonomin är i ordning och verksamheten följer lagar och stadgar, till att medlemmarna trivs och har roligt. Styrelsen ansvarar för att föreningen rullar på i vardagen och representerar föreningen utåt. Det är också styrelsen som håller kontakten med både medlemmar och samarbetspartners. Kort sagt: utan styrelsen stannar föreningen. 

Eftersom styrelsen har det yttersta ansvaret så har de också mandat att besluta om sådant som de anser behöver göras. Ett exempel är olika försäljningsinsatser, såsom försäljning av lotter eller produkter, för att stärka föreningens och lagens ekonomi. Genom att planera och följa upp dessa aktiviteter bidrar styrelsen till att skapa bättre förutsättningar för verksamheten och ser till att insatserna genomförs ansvarsfullt. 

Styrelsen har ett juridiskt ansvar för föreningens verksamhet. Det innebär att styrelsen måste följa lagar och regler, och kan hållas ansvarig om något går fel. 

Viktiga roller inom styrelsen

I styrelsen har alla personer sin egen huvuduppgift och precis som i ett lag så behövs det personer på varje position för att laget ska vara fungerande. Nedan är några av de mest vanliga rollerna som finns i en styrelse: 

Ordförande

Lagkaptenen som leder möten och ser till att hela styrelsen jobbar mot samma mål, högsta ansvarig för att verksamheten följer föreningens stadgar och beslut samt är ofta föreningens främsta representant utåt.

Vice ordförande

Stödjer lagkaptenen (ordföranden) och hjälper till samt tar över uppgifter från ordföranden när behovet finns.

Sekreterare

För protokoll och skriver ner det som diskuteras och bestäms under styrelsemöten, hanterar dokumentation och ibland även annan administration. 

Kassör

Ansvarar för föreningens ekonomi och lagkassa, och sköter således bokföring, betalningar och budgetar, samt förbereder ekonomiska rapporter till styrelsen och årsmötet.

Ledamöter

Övriga styrelsemedlemmar utan ”särskild” titel. Deltar i beslut, diskussioner och vid olika arbetsuppgifter. Finns mycket för att bistå med idéer och energi!

Suppleanter

Ersättare eller inhoppare för ordinarie ledamöter som inte kan närvara på ett möte eller om hjälp behövs. Man kan säga att de fungerar som reservspelare – redo att stötta och hjälpa till när det behövs!

Styrelsens roller anpassas efter föreningens behov. I större föreningar kan till exempel kommunikations- eller verksamhetsansvarig ingå. Vissa roller, som revisor, väljs på årsmötet men ingår inte i styrelsen. Styrelsen kan också när som helst fördela om sina roller, vilket kallas att omkonstituera sig.

Arbetsfördelning och organisering

För att styrelsearbetet ska fungera smidigt är det viktigt att fördela uppgifterna tydligt. Då undviker man dubbelarbete och att något glöms bort. Börja gärna med att lista alla uppgifter, både de som hör till specifika roller och de som annars riskerar att sakna ansvarig, så att allt får en tydlig ägare. 

Att ha tydliga rutiner gör arbetet enklare. Utöver att utse ansvariga för respektive arbetsuppgift, så är det också bra att skriva ner rutinerna så att fungerande och inarbetade arbetssätt efterföljs även vid byte av styrelsemedlemmar. Hur gör vi med kvittohantering? Hur ofta uppdaterar vi sociala medier? Genom att ha rutiner och lathundar lägger man grunden för en kortare startsträcka när en ny person tar över, eller assisterar, i uppgifterna. 

Arbetsfördelning och tydliga rutiner handlar både om att få allt gjort och om att skapa delaktighet i styrelsen. Just delaktighet är viktigt för att alla ska känna att de skapar värde. När uppgifterna matchar medlemmarnas kompetenser och intressen blir engagemanget större och alla känner att deras insats är viktig. Att dela på ansvaret gör arbetet både roligare och mer motiverande, vilket är viktigt för föreningens bästa! 

Checklista för ny styrelse

Att vara med i styrelsen är både spännande och viktigt, eftersom man får en chans att faktiskt påverka och utveckla föreningen. Nedan listas handfasta råd kring hur man bäst kommer igång – oavsett om det handlar om en helt ny styrelse eller ett nytt tillskott till befintlig styrelse. 

☑ Förstå föreningen. Att sätta sig in i bland annat syfte, vision, mål, stadgar och verksamhetsplaner är högst väsentligt för att förstå hur föreningen fungerar och var man är på väg. 

☑ Fördela roller och ansvar. Helt ny styrelse eller en ny styrelsemedlem – gå igenom vilka roller som behövs och/eller finns och respektive medlems ansvar.  

☑ Bekanta er med rutiner. Om det inte finns rutiner så är det dags att skapa dem, både för den dagliga verksamheten, men också för hur möten hålls och styrs.  

☑ Bestäm hur ni kommunicerar. Utöver möten, hur håller ni dialog?  Chatt? Kom överens om något som passar alla. Bra kommunikation är grunden för ett lyckat samarbete. 

☑ Få tillgång till dokument och protokoll. Tillgängligheten är viktigt för att förstå vad som hänt tidigare och vad som gäller. 

☑ Ställ frågor och be om hjälp. Om osäkerheten är framme – fråga. Tips för att snabbare lära sig och även för att slippa gissa sig fram. 

☑ Bidra med idéer och engagemang. Våga komma med förslag, det gör arbetet både roligare och bättre – för alla!