Föreningsekonomi - Så sköter ni budget och bokföring

Ekonomiansvar i föreningen

Ett tydlig ekonomiansvar, med ordning och reda, är avgörande för föreningens framgång både kort- och långsiktigt. Det är viktigt att förstå vilka olika roller i föreningen som bär ansvaret, vilka lagar som gäller och hur man arbetar på bästa sätt för att upprätthålla en god, problemfri ekonomi.

Rollfördelning

I en ideell förening är det styrelsen, kassören och revisorerna som bär ansvaret för ekonomin.

Styrelsen har det yttersta ansvaret och ska säkerställa att föreningens ekonomi sköts enligt lagar, stadgar och god föreningssed. Det styrelsen gör är bland annat:

• Upprättar och följer budget
• Säkerställer korrekt bokföring och redovisning
• Godkänner större ekonomiska beslut
• Ser till att årsredovisning tas fram

 

Kassören är den i styrelsen som har det operativa ansvaret för den löpande ekonomin, såsom bl.a. en lagkassa, och hanterar sådant såsom:

• In- och utbetalningar
• Bokföring och kvittohantering
• Löpande rapportering till styrelsen
• Förberedelse av underlag till årsbokslut och revisor

 

Tips: fördela ansvaret tydligt och dokumentera rutinerna. Det minskar risken för missförstånd och fel!

Revisorerna ansvarar för att granska att ekonomin sköts korrekt och enligt föreningens stadgar. De ska alltid vara oberoende och får inte sitta i styrelsen.

Lagar och regler

 Viktigt att veta är att styrelsen och kassören har ett juridiskt ansvar och det finns lagar som styr arbetet. Det handlar alltså inte bara om interna rutiner utan också om att följa svensk lag, framför allt:

• Bokföringslagen – regler om bokföringsskyldigheter och hantering
• Föreningslagen – styr föreningens organisation och ansvar
• Skatteverkets regler – gäller för skatter, moms och deklaration

 

Styrelsen behöver hålla sig uppdaterad om eventuella förändringar i lagar och regler, särskilt om föreningen har anställda, bedriver näringsverksamhet eller hanterar stora belopp.

Intern kontroll

För att skydda föreningens ekonomi så är rekommendationen därför att det finns tydliga rutiner för:

• Attestering och behörighet
• Regelbunden rapportering av ekonomin till styrelsen
• Sparande av kvitton och annat underlag enligt lag

 

På så sätt minskar risken för misstag, samtidigt som förtroendet för föreningen bland medlemmar och samarbetspartners kan öka.

Verktyg och rutiner för kassören

Verktyg och rutiner för kassören

Som tidigare nämnt så innebär att vara kassör att ha koll på föreningens pengar och se till att allt sköts säkert och smidigt. Här är några tips till dig som kassör för att göra ditt jobb enklare:

• Använd digitala verktyg
  - Hitta bokföringsprogram som underlättar och är anpassade för föreningar. Det finns både betalvarianter och gratisalternativ.
  - Även digitalt kassasystem är värt att titta på för att lättare hålla ordning på in- och utbetalningar.
• Rutiner och checklistor
  - Skapa enkla checklistor för vad som ska göras dagligen, månatligen och årligen. Till exempel att bokföra inkomster, betala fakturor och göra årsredovisning.
  - Sätt upp rutiner för hur och var kvitton och annat underlag sparas, både digitalt och fysiskt.
• Säkerhet
  - Se till att bara behöriga personer har tillgång till föreningens konton och bokföringssystem.
  - Gör regelbundna backups på digitala dokument och bokföring, så inget går förlorad vid eventuell olycka.
  - Ha alltid flera personer än en som godkänner större utbetalningar för att validera betalningen och minska risk för misstag.
  - Byt lösenord med jämna mellanrum och ha som praxis att direkt ta bort personer som slutar.

Budget och kassaflöde

För att skapa stabilitet i verksamheten så är en genomtänkt årsbudget nödvändig. Man kan se budgeten som en plan för föreningens pengar – in och ut – under året. Den hjälper er att se till att föreningen har råd med planerade aktiviteter.

Så upprättar ni en årsbudget

1. Lista alla förväntade intäkter, till exempel lottförsäljning, medlemsavgifter och bidrag.
2. Sammanställ alla utgifter, såsom hyror, material, resor och avgifter.
3. Jämför intäkter och utgifter för att säkerställa att ekonomin går ihop.

 

Håll koll på kassaflödet

Kassaflöde är alla de in- och utbetalningar som passerar genom föreningen under en viss tidsperiod, såsom ex. under en månad.

Det är viktigt att följa upp när pengarna faktiskt kommer in och betalas ut. Detta för att kunna håll koll på likviditeten, alltså hur mycket pengar som finns tillgängligt just nu. Detta gör man för att kunna planera för perioder när föreningen kommer att ha ex. större utgifter eller mindre intäkter.

Praktiska tips för budgetarbete

1. Använd färdiga mallar från ex. Riksidrottsförbundet eller Bokföringsnämnden.
2. Testa digitala verktyg för budget och kassaflöde, för att spara tid och minska risken för fel.
3. Ha en regelbunden budgetgenomgång för att justera och anpassa om behovet finns.

Bokföring och redovisning

Bokföring och redovisning handlar om att hålla ordning på föreningens ekonomi. Bokföring innebär att löpande skriva ner inkomster och utgifter för att hålla koll på hur mycket pengar föreningen har och vad de används till. Redovisning är när ekonomin sammanställs, såsom i en årsredovisning, för att medlemmar, intressenter och myndigheter ska kunna ta del av den.

Nedan följer några tips för att göra det löpande bokföringsarbetet enklare:

1. Spara alla kvitton och underlag. Det gäller allt från försäljning av lotter, medlemsavgifter, bidrag eller andra inkomster och utgifter.
2. Bokför regelbundet. Detta är något som många faller på, man skjuter på bokföringen. Men att avsätta tid varje månad för att registrera alla transaktioner är lättare, både för att det är ”färskt”, men också för att det är ”mindre” att göra än om man sparar allt till slutet på året.
3. Använd digitala verktyg. Det finns många enkla bokföringsprogram som passar föreningar. De hjälper er att hålla koll och minskar risken för fel.
4. Utse en ansvarig. Det är oftast kassören som sköter bokföringen och är första ansvarig, men det kan vara bra att flera i styrelsen har insyn och kan hjälpa till vid behov.
5. Använd färdiga mallar. Igen, färdiga mallar underlättar. Det finns gratis mallar och checklistor som underlättar arbetet.
6. Gör en årsredovisning. Sammanställ årets ekonomi i slutet på året. Styrelsen godkänner och revisorn granskar innan det presenteras på årsmötet.
7. Var transparent. Redovisa också ekonomin öppet för medlemmarna för att skapa engagemang och förtroende.

Skatter, moms och regler

Att ha koll på skatter och moms är nödvändigt för att kunna följa lagen och undvika onödiga problem.

Skatt

Föreningar är oftast delvis skattefria om de är allmännyttiga, alltså om föreningens syfte är till nytta för allmänheten såsom idrottsföreningar, och där pengarna går till föreningens verksamhet. Intäkter såsom lottförsäljning, medlemsavgifter, bidrag och gåvor är skattebefriade, men skulle man som förening ha inkomster som kapitalvinster, näringsverksamhet och fastigheter så gäller samma regler som för andra juridiska personer och föreningen behöver betala skatt. När det kommer till skatt ska man ha med sig att det Skatteverket primärt fokuserar på är hur överskottet används och att pengarna stannar inom föreningen för att främja dess allmännyttiga ändamål.

Exempel: Föreningen har en restaurang året runt och hyra ut lokaler som en affärsverksamhet, då behöver föreningen också betala inkomstskatt då aktiviteten liknar vanlig affärsverksamhet.

Moms

De flesta ideella föreningar är momsbefriade och behöver inte ta ut moms på varor och tjänster som de säljer, således ska det inte heller finnas någon moms på fakturor eller kvitton som föreningen ställer ut till kunder.

Exempel: Idrottsföreningen säljer fika på matcher för att finansiera laget. Eftersom föreningen inte betalar inkomstskatt så behöver den heller inte ta ut moms.

Det finns dock undantag, och det är om föreningen betalar inkomstskatt. Om föreningen betalar inkomstskatt så kan den ändå slippa moms om den säljer för mindre än 120 000 SEK under ett kalenderår. Skulle föreningen vara skattebefriad så gäller inte detta försäljningstak.

Enkel regel:

Ideell verksamhet → ingen inkomstskatt → ingen moms
Affärsverksamhet → inkomstskatt → ofta moms

Skulle föreningen dock köpa varor från andra länder än Sverige så kan momsen behöva registreras, även om föreningen är momsbefriad. Om inköp från andra länder görs så kan ni läsa på Skatteverket vad som gäller just i detta fall, beroende på typ av köp och inköpsland.

Deklaration

De flesta föreningar behöver inte lämna in inkomstdeklaration om de bara har skattefria intäkter.

Om föreningen har momspliktig verksamhet eller är arbetsgivare, måste deklarationer lämnas in till Skatteverket.